Zásady zpracování osobních údajů

Níže naleznete základní informace o ochraně soukromí, resp. zpracování osobních údajů na naší univerzitě, zveřejněné v souladu s čl. 12 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Správce osobních údajů:

Univerzita Jana Evangelisty Purkyně v Ústí nad Labem, zřízená zákonem č. 314/1991 Sb.

Pasteurova 3544/1, 400 96 Ústí nad Labem

IČ: 44555601

Pověřenec pro ochranu osobních údajů:

JUDr. Eva Chvátalová

tel. 475 286 350, 720 073 202

Úvodní prohlášení

Na Univerzitě Jana Evangelisty Purkyně v Ústí nad Labem (dále „univerzita“), veřejné vysoké škole zřízené zákonem, vykonáváme činnosti svěřené univerzitě zákonem o vysokých školách, tedy především vzdělávání, vědeckou, výzkumnou a vývojovou, uměleckou a další tvůrčí činnost. Vedle toho vykonáváme další činnosti veřejného zájmu, které přispívají k rozvoji společnosti.

V případě jakýchkoli dotazů, námětů či připomínek v oblasti ochrany osobních údajů se můžete obracet na pověřence pro ochranu osobních údajů, jehož kontakt je uveden výše.

Jaké zásady při zpracování Vašich osobních údajů dodržujeme?

Při zpracování osobních údajů postupujeme v souladu s právními předpisy korektně a transparentně a jen k plnění zákonných povinností a k dalším činnostem vyplývajícím z postavení univerzity jako veřejné vysoké školy.

Osobní údaje zpracováváme převážně na právním základě plnění zákonné povinnosti. Jedině v případech, kdy je to nezbytné, vyžadujeme ke zpracování osobních údajů udělení souhlasu, který musí být udělen svobodně, jednoznačně, ke konkrétnímu účelu a po informování o tom, jaký je účel udělení souhlasu. K udělení souhlasu nebude nikdo nucen. Například v případě studentů se specifickými potřebami zpracováváme údaje o zdravotním stavu výhradně na základě výslovného souhlasu těchto studentů. Souhlas můžete kdykoliv odvolat, a to ústně (se současným prokázáním totožnosti) nebo písemně (s vlastnoručním nebo uznávaným elektronickým podpisem), abychom o odvolání souhlasu měli řádný záznam. V odvolání souhlasu výslovně uveďte, že se jedná o odvolání souhlasu a o odvolání jakého souhlasu se jedná.

Čí osobní údaje zpracováváme?

Při činnosti univerzity zpracováváme osobní údaje uchazečů o studium, studentů, účastníků programu celoživotního vzdělávání, Univerzity třetího věku a Teen Age University, účastníků zahraničních mobilit, habilitačních řízení a řízení ke jmenování profesorem, absolventů, účastníků výzkumů, uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců, členů orgánů univerzity, veřejnosti (např. ubytovaných či účastníků akcí), čtenářů Vědecké knihovny a smluvních partnerů.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme zpravidla údaje identifikační, adresní, studijní, pracovní, ekonomické (čísla účtů a informace o platbách), popisné (portrétní fotografie), provozní a lokační údaje (údaje z elektronických systémů). Konkrétní rozsah zpracovávaných údajů se u jednotlivých subjektů liší. V případě mladistvých zpracováváme i adresní a identifikační údaje jejich zákonných zástupců.

Proč tyto údaje zpracováváme?

Osobní údaje zpracováváme k účelům organizace přijímacího řízení a studia, organizace kurzů, zahraničních mobilit, provádění řízení podle zákona o vysokých školách nebo správního řádu, zajištění činnosti univerzity a jejích orgánů, poskytování služeb ve Vědecké knihovně a zařízeních Správy kolejí a menz nebo za účelem plnění smluv (pracovních, kupních, smluv o dílo aj.). Osobní údaje zpracováváme také pro novinářské účely a zpravidla pro účely statistiky, vedení účetnictví a archivace.

Odkud údaje získáváme?

Osobní údaje získáváme zpravidla přímo od vás prostřednictvím přihlášek, návrhů, podnětů či z uzavřených smluv. Dále získáváme osobní údaje z dokumentace akcí univerzity či z provozu kamerového systému.

Komu je předáváme?

K získaným údajům mají přístup pověření zaměstnanci univerzity. Přístup k vašim osobním údajům poskytujeme jiným osobám jen v případě, že nám to ukládá zákon, je to nezbytné pro daný účel zpracování nebo pokud tyto osoby poskytují služby zajišťující řádný chod univerzity (údržba a správa informačních systémů). Těmto osobám údaje poskytujeme jen v případě, že s nimi uzavřeme smlouvu o zpracování osobních údajů, takže jsou ve vztahu k osobním údajům vázány stejnými povinnostmi jako univerzita samotná.

V případě organizace zahraničních mobilit mohou být v závislosti na zvolené destinaci údaje předávány do zemí mimo Evropskou unii. V takovém případě zajišťujeme ochranu osobních údajů smluvními doložkami se zahraniční institucí nebo jiným právním nástrojem v souladu s nařízením.

Jak dlouho vaše údaje zpracováváme?

Doba zpracování osobních údajů se liší, vždy je však stanovena v souladu se zákony a platným spisovým a skartačním plánem univerzity. V případě zpracování pro novinářské účely uchováváme tyto údaje 5 let, v případě vedení účetnictví či vymáhání právních nároků 10 let. Osobní údaje obsažené ve spisech studentů a zaměstnanců zpracováváme až 45 let.

Jaká máte při zpracování osobních údajů práva?

Ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům můžete na univerzitě uplatnit následující práva:

  1. právo na přístup k osobním údajům - máte právo požadovat po nás potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje a pokud ano, pak o jaké osobní údaje se jedná, za jakým účelem je zpracováváme, komu je předáváme, zda vaše osobní údaje předáváme do třetích zemí, jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme, odkud jsme vaše osobní údaje získali či zda dochází k automatizovanému rozhodování či profilování;
  2. právo na opravu – máte právo na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů;
  3. právo na výmaz (právo být zapomenut) – máte právo požadovat, abychom všechny vaše osobní údaje vymazali; toto právo však neplatí vždy, neboť existují případy, kdy univerzita k řádnému plnění svých úkolů osobní údaje zpracovávat musí (plnění zákonné povinnosti), nebo kdy není smazání technicky možné;
  4. právo na omezení zpracování - můžete uplatnit, pokud nechcete, abychom zpracovávali vaše osobní údaje pro jiné než nezbytné zákonné důvody;
  5. právo na přenositelnost osobních údajů - můžete požadovat, abychom předali vaše osobní údaje jinému vámi určenému správci osobních údajů, pokud tomu nebrání žádná zákonná překážka;
  6. právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování - tuto námitku můžete vznést v případě, že si myslíte, že zpracováváme vaše osobní údaje neoprávněně; námitku můžete vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování;
  7. právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů - můžete se kdykoli se žádostí, podnětem nebo stížností obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz.

Uplatníte-li některé z těchto práv, vyrozumíme vás o vyřešení vašeho požadavku nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti. Tuto lhůtu můžeme s ohledem na složitost a počet vyřizovaných žádostí prodloužit o dva měsíce.

Uplatnění práv je bezplatné. Pokud však bude vaše žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená (např. se bude tatáž vaše žádost bezdůvodně opakovat), můžeme od vás požadovat poplatek za vyřízení žádosti.

Podrobnější informace o zpracování osobních údajů ve Vědecké knihovně naleznete na https://knihovna.ujep.cz/.