Zásady zpracování osobních údajů - UJEP | Univerzita J. E. Purkyně

Zásady zpracování osobních údajů

Níže naleznete základní informace o ochraně soukromí, resp. zpracování osobních údajů na naší univerzitě, zveřejněné v souladu s čl. 12 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Správce osobních údajů:

Univerzita Jana Evangelisty Purkyně v Ústí nad Labem, zřízená zákonem č. 314/1991 Sb.

Pasteurova 3544/1, 400 96 Ústí nad Labem

IČ: 44555601

Pověřenec pro ochranu osobních údajů:

JUDr. Ing. Eva Severová

tel. 475 286 350, 720 073 202

Úvodní prohlášení

Na Univerzitě Jana Evangelisty Purkyně v Ústí nad Labem (dále „univerzita“), veřejné vysoké škole zřízené zákonem, vykonáváme činnosti svěřené univerzitě zákonem o vysokých školách, tedy především vzdělávání, vědeckou, výzkumnou a vývojovou, uměleckou a další tvůrčí činnost. Vedle toho vykonáváme další činnosti veřejného zájmu, které přispívají k rozvoji společnosti.

V případě jakýchkoli dotazů, námětů či připomínek v oblasti ochrany osobních údajů se můžete obracet na pověřence pro ochranu osobních údajů, jehož kontakt je uveden výše.

Jaké zásady při zpracování Vašich osobních údajů dodržujeme?

Při zpracování osobních údajů postupujeme v souladu s právními předpisy korektně a transparentně a jen k plnění zákonných povinností a k dalším činnostem vyplývajícím z postavení univerzity jako veřejné vysoké školy.

Čí osobní údaje zpracováváme?

Při činnosti univerzity zpracováváme osobní údaje následujících osob (subjektů údajů):

  1. Zaměstnanců (osob v pracovněprávním vztahu) a uchazečů o zaměstnání
  2. Studentů, účastníků celoživotního vzdělávání a mezinárodně uznávaných kurzů a účastníků výměnných studijních pobytů
  3. Uchazečů o studium (osob účastnících se přijímacího řízení ke studiu)
  4. Absolventů
  5. Účastníků habilitačních řízení a řízení o jmenování profesorem
  6. Externích spolupracovníků (osob bez pracovněprávního vztahu zapojených do našich vzdělávacích, výzkumných, smluvních a dalších aktivit)
  7. Členů orgánů a komisí zřízených univerzitou (vědecká rada, správní rada atp.)
  8. Účastníků výzkumu (osob zapojených v roli zkoumaných subjektů do výzkumných aktivit a projektů)
  9. Smluvních a projektových partnerů, jiných zákazníků (osob využívajících či nakupujících služby a produkty univerzity), návštěvníků akcí pořádaných univerzitou
  10. Osob, jejichž osobní údaje jsou zaznamenány kamerovými systémy provozovanými univerzitou.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme zpravidla následující kategorie osobních údajů:

  1. Adresní a identifikační údaje – jméno, příjmení, datum a místo narození, rodinný stav, rodné číslo, titul, státní příslušnost, adresa (včetně elektronické), telefonní číslo, číslo osobního dokladu, digitální identifikátor, podpis apod.
  2. Popisné údaje – vzdělání, znalost cizích jazyků, odborná kvalifikace, údaj o vojenské službě, znalosti a dovednosti, počet dětí, portrétní fotografie, video/audio záznam o osobě, předchozí zaměstnání, zdravotní pojišťovna, členství v zájmových organizacích, trestní bezúhonnost, apod.
  3. Studijní údaje – záznamy o studiu a studijních aktivitách, studijní výsledky, studijní ocenění
  4. Ekonomické údaje – bankovní spojení, mzda, odměny, poplatky, závazky a pohledávky, objednávky, nákupy, daně apod.
  5. Pracovní údaje – záznamy o práci a pracovních aktivitách, zaměstnavatel, pracoviště, pracovní zařazení a pozice, pracovní hodnocení, pracovní ocenění apod.
  6. Provozní a lokační údaje – typicky údaje z elektronických systémů vztahujících se ke konkrétnímu subjektu údajů – např. údaje o využití informačních systémů, o datovém provozu a elektronické komunikaci, o využívání telefonu, o přístupu do různých prostor, záznamy z kamerových systémů apod.
  7. Údaje o aktivitách subjektu – publikační činnost, údaje o odborných aktivitách, účasti na konferencích, zapojení do projektů, údaje o pracovních či studijních cestách apod.
  8. Údaje o jiné osobě – adresní a identifikační údaje člena rodiny (manžel/manželka, dítě, partner apod.) – vždy však striktně v souladu se zásadou minimalizace údajů a striktně při splnění právem stanovených požadavků;  v případě mladistvých i adresní a identifikační údaje jeho zákonných zástupců
  9. Zvláštní kategorie osobních údajů a údaje o trestních odsouzeních či probíhajících trestních řízeních (citlivé osobní údaje zachycující informaci o zdravotním stavu, členství v odborech apod.) – vždy však striktně v souladu se zásadou minimalizace údajů a striktně při splnění právem stanovených požadavků.

Konkrétní rozsah zpracovávaných údajů se u jednotlivých subjektů liší.

Proč tyto údaje zpracováváme?

Osobní údaje zpracováváme k následujícím účelům:

  1. Vzdělávací činnost
    1. Přijímací řízení
    2. Studium
    3. Výuka
    4. Výměnné pobyty
    5. Celoživotní vzdělávání a mezinárodně uznávané kurzy
    6. Knihovní služby
  2. Vědecko-výzkumná, vývojová a tvůrčí činnost
    1. Řešení projektů
    2. Pořádání odborných konferencí
    3. Publikační a vydavatelská činnost
    4. Habilitační a profesorská řízení
  3. Administrativa a provoz
    1. Personalistika a mzdy (včetně výběrových řízení)
    2. Ekonomika a účetnictví
    3. Správa majetku
    4. Provozní agendy
    5. E-infrastruktura (výpočetní a úložné systémy, počítačová síť, elektronická pošta, hlasová síť)
    6. Identifikační karty univerzity
  4.  Ochrana majetku a bezpečnost
    1. Kamerové systémy
    2. Přístupy do zabezpečených prostor
    3. Bezpečnostní monitoring provozu počítačové sítě
    4. Zpracování bezpečnostních incidentů
  5. Komerční činnost
    1. E-shopy univerzity
    2. Stravovací a ubytovací služby
    3. Jazykové vzdělávání
    4. Další smluvní komerční činnost, případně živnostensky vykonávaná činnost
  6. Informační, poradenská a propagační činnost
    1. Weby
    2. Marketing a propagace
    3. Vydávání časopisu Silverius, jiné magazíny a newslettery
    4. Absolventi (klub absolventů apod.)
    5. Teen Age University
    6. Informační a poradenská činnost (např. v oblasti studijní a kariérní, psychologická poradna a další)
  7. Zdravotnická činnost

Na základě čeho osobní údaje zpracováváme?

Zpracování osobních údajů v rámci výše uvedených činností probíhá na základě odpovídajících právních důvodů. Tyto důvody jsou odlišné pro jednotlivé typy činností, které univerzita vykonává. Obecně však těmito právem aprobovanými důvody pro zpracování Vašich osobních údajů jsou:

  1. Plnění právní povinnosti vztahující se na univerzitu:
    Vaše osobní údaje zde potřebujeme za účelem jejich zpracování pro splnění naší právem stanovené povinnosti. Jedná se zejména o zpracování dle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách); zákona č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků; zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce; zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví; zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích; zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti; zákona 181/2014, o kybernetické bezpečnosti a dalších právních předpisů.
  2. Zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřena univerzita (týká se případů, kdy univerzita vystupuje jako orgán veřejné moci, tj. orgán oprávněný rozhodovat o právech a povinnostech osob, případně jinak zasahovat do jejich sféry). Jedná se zejména o zpracování dle zákona o vysokých školách.
  3. Plnění smlouvy, provedení opatření před vznikem smlouvy na Váš návrh:
    Vaše osobní údaje zde potřebujeme pro účely vzniku smluvního vztahu a následného plnění z něj, případně také před uzavřením smlouvy (mj. pro přípravu smlouvy).
  4. Souhlas subjektu údajů:
    Souhlas ke zpracování Vašich osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů vyžadujeme jen v případech, kdy je to nezbytné. Souhlas musí být udělen svobodně, jednoznačně, ke konkrétnímu účelu a po informování o tom, jaký je účel udělení souhlasu. K udělení souhlasu nebude nikdo nucen. Souhlas můžete kdykoliv odvolat, a to ústně (se současným prokázáním totožnosti) nebo písemně (s vlastnoručním nebo uznávaným elektronickým podpisem). V odvolání souhlasu výslovně uveďte, že se jedná o odvolání souhlasu a o odvolání jakého souhlasu se jedná.
  5. Oprávněný zájem univerzity, který spočívá zejména v ochraně majetku a zajištění bezpečnosti počítačové sítě a informací.
  6. Nezbytnost zpracování pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby (na univerzitě však bude tento důvod pro zpracování ojedinělým až výjimečným).

Odkud údaje získáváme?

Osobní údaje získáváme zpravidla přímo od vás prostřednictvím přihlášek, návrhů, podnětů či z uzavřených smluv. Dále získáváme osobní údaje z dokumentace akcí univerzity či z provozu kamerového systému.

Komu je předáváme?

K získaným údajům mají přístup pověření zaměstnanci univerzity. Přístup k vašim osobním údajům poskytujeme jiným osobám jen v případě, že nám to ukládá zákon, je to nezbytné pro daný účel zpracování nebo pokud tyto osoby poskytují služby zajišťující řádný chod univerzity (údržba a správa informačních systémů). Těmto osobám údaje poskytujeme jen v případě, že s nimi uzavřeme smlouvu o zpracování osobních údajů, takže jsou ve vztahu k osobním údajům vázány stejnými povinnostmi jako univerzita samotná.

V případě organizace zahraničních mobilit mohou být v závislosti na zvolené destinaci údaje předávány do zemí mimo Evropskou unii. V takovém případě zajišťujeme ochranu osobních údajů smluvními doložkami se zahraniční institucí nebo jiným právním nástrojem v souladu s nařízením.

Jak dlouho vaše údaje zpracováváme?

Doba zpracování osobních údajů se liší, vždy je však stanovena v souladu se zákony a platným spisovým a skartačním plánem univerzity. V případě zpracování pro novinářské účely uchováváme tyto údaje 5 let, v případě vedení účetnictví či vymáhání právních nároků 10 let. Osobní údaje obsažené ve spisech studentů a zaměstnanců zpracováváme až 45 let.

Jaká máte při zpracování osobních údajů práva?

Ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům můžete na univerzitě uplatnit následující práva:

  1. právo na přístup k osobním údajům – máte právo požadovat po nás potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje a pokud ano, pak o jaké osobní údaje se jedná, za jakým účelem je zpracováváme, komu je předáváme, zda vaše osobní údaje předáváme do třetích zemí, jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme, odkud jsme vaše osobní údaje získali či zda dochází k automatizovanému rozhodování či profilování;
  2. právo na opravu – máte právo na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů;
  3. právo na výmaz (právo být zapomenut) – máte právo požadovat, abychom všechny vaše osobní údaje vymazali; toto právo však neplatí vždy, neboť existují případy, kdy univerzita k řádnému plnění svých úkolů osobní údaje zpracovávat musí (plnění zákonné povinnosti), nebo kdy není smazání technicky možné;
  4. právo na omezení zpracování – můžete uplatnit, pokud nechcete, abychom zpracovávali vaše osobní údaje pro jiné než nezbytné zákonné důvody;
  5. právo na přenositelnost osobních údajů – můžete požadovat, abychom předali vaše osobní údaje jinému vámi určenému správci osobních údajů, pokud tomu nebrání žádná zákonná překážka;
  6. právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování – tuto námitku můžete vznést v případě, že zpracováváme vaše osobní údaje z důvodu oprávněného zájmu či plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu či při výkonu veřejné moci a máte za to, že je zpracováváme neoprávněně; námitku můžete vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování; v případě zpracování osobních údajů pro novinářské účely nebo pro účely akademického, uměleckého nebo literárního projevu můžete vznést námitku pouze proti konkrétnímu zpřístupnění nebo uveřejnění osobních údajů a tuto námitku je nutno podepřít konkrétními důvody;
  7. právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů – můžete se kdykoli se žádostí, podnětem nebo stížností obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Uplatníte-li některé z těchto práv, vyrozumíme vás o vyřešení vašeho požadavku nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti. Tuto lhůtu můžeme s ohledem na složitost a počet vyřizovaných žádostí prodloužit o dva měsíce.

Uplatnění práv je bezplatné. Pokud však bude vaše žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená (např. se bude tatáž vaše žádost bezdůvodně opakovat), můžeme od vás požadovat poplatek za vyřízení žádosti.

Podrobnější informace o zpracování osobních údajů ve Vědecké knihovně naleznete zde.